dlaczego warto mieć cyfrowe archiwum?

Liczba papierów jakie dostajemy w swoim życiu rośnie z dnia na dzień. A nasze kochane urzędy każą nam trzymać papierki… Sklepy również, w końcu bez paragonu reklamacji nie uwzględnią… Jednak jest sposób by nad tym zapanować! Cyfrowe archiwum oraz właściwie zorganizowana teczka pozwolą nam ogarnąć papierologię i zapewnić łatwy dostęp do wszelkich potrzebnych nam dokumentów!

Przepisy prawa

Cóż, jeśli chodzi o urzędy, to nie mamy jasnych informacji ile czasu należy trzymać dokumenty. A dokładniej to wiemy, że jako osoby fizyczne musimy trzymać dokumenty związane z podatkami przez 5 lat od ustania obowiązku podatkowego. Jeśli mamy przychody i ulgi rozliczane tylko w bieżącym roku to generalnie nie mamy z tym problemu. Pięć lat licząc od następnego roku trzymamy papiery i potem można do niszczarki. Gorzej jeśli odpisujemy sobie koszty remontów, amortyzacji etc. Wtedy dokumenty trzymamy przez kolejne pięć lat po roku dokonania ostatniego odpisu na ich podstawie! Oczywiście pewnych dokumentów (jak np aktów notarialnych) nie pozbywamy się nigdy.

Kwestia dokumentacji osób prawnych jest jeszcze bardziej skomplikowana, dlatego nie będę tutaj wchodzić w kompetencje doradców podatkowych bo po prostu nie mam o tym pojęcia.

[otw_is sidebar=otw-sidebar-1]

Gwarancje producentów i punktów handlowych

Tutaj coraz częściej podstawą jest przede wszystkim paragon lub faktura na nasz zakup. Najczęstsze okresy to rok i dwa lata gwarancji. Z kolei niektóre sklepy oferują rozszerzoną gwarancję nawet aż do pięciu lat! I tu pojawia się problem, bowiem paragony po paru miesiącach potrafią być zupełnie nieczytelne. Na pewno sami nieraz trafiacie na zaginiony paragon z którego praktycznie nie da się odczytać żadnych informacji.

Rozwiązania fizyczne

Pierwsze co musimy zrobić to wygospodarować sobie teczkę tudzież segregator na dokumenty. W kwestii dokumentów podatkowych sugeruję wręcz oddzielną teczkę ze względu na fakt trzymania tych papierów przez długie lata. Najprostszy podział w takiej teczce to wpierw konkretny rok (np 2016) a potem druga linia podziału to przychody i wydatki. Wtedy w razie jakichkolwiek problemów wiemy gdzie szukać i co pokazać w urzędzie. Dorzuciłbym też do tego dokumenty kredytowe – w końcu skarbówka może się zainteresować skąd nagle w naszym posiadaniu domek

w górach na Mazurach

Kabaret Neo-Nówka

W przypadku zakupów to teczka będzie bardziej skomplikowana, bo lepszym podziałem będzie wpierw podział na rodzaje dóbr (odzież, sprzęt RTV/AGD etc), a dopiero wewnątrz każdej z nich podział na lata, z czego to teczka, którą należy rokrocznie aktualizować o pozbywanie się papierów nieczytelnych bądź z przeterminowaną gwarancją. Żeby uniknąć nieczytelności możemy napisać na paragonie długopisem datę zakupu lub datę końca gwarancji, a w przypadku drogich towarów zrobić kserokopię paragonu.

Cyfrowe archiwum

I tu przechodzimy do meritum dzisiejszego wpisu. Ponieważ praktycznie każdy teraz ma dostęp do skanera, czy to w domu czy w pracy czy, w skrajnym przypadku, do aparatu cyfrowego (choćby w komórce) – to warto się zainteresować stworzeniem takiego archiwum. Jak zawsze najwięcej pracy będziemy mieli do wykonania na początku, bo trzeba będzie nadgonić parę lat wstecz z dokumentacją, później to będą symboliczne minuty parę razy w miesiącu. Czy więc warto poświęcić nasz czas na stworzenie takiej formy?

5 powodów dla których warto mieć cyfrowe archiwum

1. Jest to kopia zapasowa naszych dokumentów (mniejsze ryzyko utraty ważnych papierów);
2. Nie zajmuje dużo miejsca (fizycznie wcale, wirtualnie to symboliczne);
3. Dużo łatwiejszy dostęp anieżeli do fizycznej formy – zarówno do przeglądu jak i powielania;
4. Możliwość przechowywania dokumentów powyżej ustawowego okresu bez zachowania fizycznej formy;
5. Cyfryzacja dokumentów i urzędów w Polsce jest nieunikniona – wyprzedź ich! 🙂

Skupię się najbardziej na 4. punkcie. Niestety nad Wisłą wciąż jest grono urzędników, które uważa, że ich zadaniem jest pogrążyć obywatela. I często starają się błędy instytucji przerzucić właśnie na najsłabszą jednostkę. Powoli się to zmienia, jednak kluczowe jest słowo „powoli”. Cyfrowe archiwum pozwoli nam uniknąć sytuacji gdy urząd po 10 latach stwierdzi, że nie dostał przelewu. Niby nie musimy przechowywać dokumentów tak długo, jednak to my musimy udowodnić, że przelew poszedł. Jeśli w międzyczasie zmieniliśmy bank to dostarczenie potwierdzenia może być problematyczne. Z kolei gdy mamy cyfrowe archiwum to po prostu otwieramy odpowiedni folder i wysyłamy pożądany przez urzędnika dokument potwierdzający przelew.

Organizacja cyfrowego archiwum

Ponieważ docelowo cyfrowe archiwum obejmie dużo większy okres czasu niż nasze papierowe dokumenty, warto zorganizować je nieco inaczej. U mnie jest to podział na kategorie a dopiero w każdej z kategorii na poszczególne lata. W ten sposób jeśli skarbówka się przyczepi o PIT to otwieram folder „PIT” a następnie sprawdzam o który rok chodzi. Cały podział u mnie wygląda tak:

cyfrowe archiwum Prywatnego INV€$TORa

Jak widać większość folderów jest opisana w sposób praktycznie niebudzący wątpliwości. W folderze „BIK” trzymam raporty z tego serwisu (mam wykupioną subskrypcję i co miesiąc przy okazji aktualizowania majątku netto pobieram zaktualizowany raport). Z kolei folder „dokumenty cywilne” jest na wszelkie niepasujące nigdzie indziej papiery jak np akty zgonu czy narodzin.

Całość regularnie aktualizuję zarówno na dysku twardym jak i na przenośnej pamięci (czyli w dwóch kopiach). Obecnie zajmuje mi to mniej niż 100 MB miejsca, co w porównaniu do setek gigabajtów miejsca na naszych dyskach jest wręcz niezauważalne.

Zagrożenia cyfrowego archiwum

Nie ma róży bez kolców. I tak samo jest w przypadku cyfrowego archiwum. Dlaczego mam je w dwóch kopiach? Na wypadek przypadkowego skasowania którejś z nich. Takie zabezpieczenie przed błędem technicznym czy stricte ludzkim.

Jednak muszę wspomnieć o innej możliwości. Takie archiwum to swoista baza danych na nasz temat. Odradzam trzymanie go w chmurze danych ze względu na większe ryzyko włamania. Jeśli jednak dojdzie do kradzieży tych danych to niestety jest tam komplet informacji osobowych, zwłaszcza w przypadku dokumentów urzędowych. W efekcie może dojść do utraty tożsamości. Stąd dobrym pomysłem może być trzymanie archiwum tylko na zewnętrznych nośnikach dobrze schowanych w domu. Raczej nikt nie kradnie pendrive’ów przy włamaniu. Dodatkowo brak obecności tych danych na sprzęcie podłączonym do internetu może je uchronić przed zaginięciem w trakcie włamania hakerskiego.

Podsumowanie

Uważam, że cyfrowe archiwum to bardzo przydatna rzecz. W dodatku relatywnie łatwa do stworzenia i utrzymania przy praktycznie zerowych kosztach. Przekonałem Cię? A może prowadzisz już takie archiwum i masz pomysły na jego usprawnienie? Daj znać w komentarzu! 🙂